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仕事の効率を上げる5つの秘訣【これ抜きに効率アップはあり得ない】




仕事を効率良くこなしていくことができると、仕事の幅や経験が広がったりして自分を成長させていくことができます。

それだけでなく、仕事が早く片付いた分を余暇や休息に充てることもできるわけです。

そこで今回は、仕事の効率をアップさせる秘訣について紹介します。

効率よく仕事をこなす人は同時進行がうまい

多くの人は、仕事の効率をアップさせるためには、一つひとつの仕事のスピードをアップさせればよいのだと思っています。
確かにスキルアップしたり、特別なノウハウを身につければ、通常の2倍、3倍のスピードで仕事を片付けることができるかもしれません。
しかし、それでは物理的な限界がありますし、仕事という枠組みの全分野でスキルアップするのは無理があるでしょう。
効率良く仕事をこなしている人を観察すると、決して仕事そのもののスピードがズバ抜けて早いというわけではありません。


効率良く仕事をする人はスキルが高いわけではない
仕事の効率が良い人は、同時進行で複数の仕事を進められるから仕事が早いのです。
そして、そのための環境づくりも得意です。


ですので、以降では仕事の効率が良い人に共通して見られる考え方や工夫を5つ紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

1.今優先すべき仕事を見極める

会社員もフリーランスも、一日中ひとつの仕事に没頭していればそれでOKというわけにはいきません。

次から次へとたくさんのプロジェクトや業務をこなしていくのが普通で、時にはその仕事量の多さに苛立ったり、混乱したりするのが常です。

特にプロジェクトの場合は、完了までかかる時間がバラバラなことがほとんど。
一週間で終わるものもあれば、3年、5年と、かかるものもあります。さらに、それぞれの速度感もバラバラなのです。
ですので、しっかり優先順位を決めておかないと、あれこれ手をつけたあげく全部中途半端になってしまい、どれも片付かないという結果になりかねません。
効率よく仕事を片づけていくためにもっとも大切なのは、優先して処理すべきものは何なのかを明確にすることです。
先にも述べたように、効率良く仕事をこなせる人は同時進行で複数の仕事を進めるのがうまいのですが、仕事の優先順位が自分の中で明確になっているということがバックグラウンドにあります。


一つの仕事を処理したら、それをスパッと忘れて次の仕事にどんどん移っていく。
仕事の全体像が見えていると、複数の仕事を同時並行で進められます。

ですので、マインドマップツールなどで自分の処理すべき業務を見える化し、優先順位を見極めていく必要があります。

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2.スケジュールに“遊び”をつくっておく

仕事の全体像を把握して、優先すべきものから処理していくと仕事の効率がアップするわけですが、仕事の効率が良い人は意外とスケジュールに余裕を持たせている人が多いです。
スケジュールに余裕を持たせる
自分のスケジュールを管理する際、タスクでいっぱいにすると効率良く仕事ができそうな感じになりますが、そうすることで逆に予定が台無しになってしまうことも多々あります。
なぜなら、仕事の場において、クライアントから急な仕事の依頼が来たり、クレームなどのトラブルが発生したりするのは常で、対処に追われているうちにせっかく立てた予定が台無しになってしまうこともあり得るからです。

また、人間誰しも調子に波があります。調子が悪いせいで思うように仕事が進まないと、焦りから仕事の能率も悪くなり、結局は予定が後ろ倒しになっていっていくこともあり得ます。
ですので、想定外の出来事が起こることを前提としたスケジュールを立てるとよいでしょう。

100%タスクでスケジュールをいっぱいにするのではなく、2~3割くらいの“遊び”をつくっておくのです。

そうすれば、想定外のことで仕事のペースが乱されたり、ストレスで消耗したりするリスクを軽減できるわけです。

3.空いた時間の使い方をあらかじめ決めておく

先ほど「スケジュールを立てる際は2~3割の遊びを持たせるとよい」と述べましたが“想定外の出来事”が起こらなかった場合、仕事に空白部分ができてしまいますよね。
ですので、そうした“空白”が発生したときに取り組める仕事をあらかじめピックアップしておくとよいのです。


その際に気を付けてほしいのが「その作業に要する時間を把握しておく」ことです。

これが大切なのは、数ある仕事の中から空いた時間にできる仕事をいくつかピックアップできていても、その仕事が空いた時間に収まらなかったら本末転倒だからです。
例えば、クライアントの都合で打ち合わせまで10分のすきま時間ができたとしましょう。
その時に、仕事の時間を見積もれていないと、結局やりかけのまま作業が放置されることになり、タスクがごちゃごちゃになってしまいます。良かれと思って積極的に行動した結果が悪い方向に転んでしまうわけです。
ですので、作業ごとに完結までの時間を見積もっておき、必要なときに適切なタスクを引き出せるようにしておきましょう。

4.行き詰まった自分と戦わない

私たちは生身の人間なので、やはり調子の波は必ずあります。
ホームラン数で世界記録を持つ王貞治氏の名言の通りです。

僕は人生は円だと思ってきました。朝があれば、昼があり、夜があって、朝がくる。季節で言えば冬がくれば、春、夏、秋がきて。これはもう止めようがありません。人間もサイクルみたいなものがあって、調子がいいときもあれば、悪いときもある。

世界的な記録保持者でさえ、調子の波を感じるのですから、私たちであればなおさらのこと。

調子の悪いときに無理やり自分を奮い立たせて仕事をしても、劣勢とわかっていながら合戦に挑むようなもの。つまり負け戦(いくさ)なのです。
ですので「今日はどうも調子が悪いな」と感じたら、無理に自分と戦おうとせず、負けを受け入れて、調子が悪くてもできるタスクに切り替える柔軟性も必要です。


ここでも、ものを言うのが1.今最優先すべき仕事を見極めるで紹介したタスク管理のスキルです。

調子が悪くても難なくこなせる業務を取り分けておけば「今日は調子が悪くて何もできなかった」という事態を回避することができるわけです。

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5.稼働日と休日のメリハリをつける

オンとオフをしっかり切り替えた生活すると、仕事でオンの状態になったときに高いパフォーマンスを発揮できます。

今はノートパソコンを使えばいつどんな場所でも仕事をすることができる時代ですから、特にフリーランスで仕事をしている人は、オンとオフがかなり曖昧になりがちです。

しかし、体が休息を必要とするように、脳にも休息は必要なのです。
脳にも休息が必要
プロのスポーツ選手やアスリートが本番で力を発揮しようと思うとき、体が疲労困憊していたら思うような結果が残せないのではないでしょうか?

ある意味、私たちもプロのアスリート。使うのは体ではなく頭です。
効率的に仕事をこなすプロになるためには、やはり脳が力を発揮するための体づくりは必要不可欠なのです。


ですので、休日には意識的に体をオフの状態にするようにしましょう。

まとめ

本記事では、仕事の効率を上げる5つの秘訣を紹介しました。
仕事の効率を上げようと真面目に頑張る人ほど、本記事で紹介したポイントに逆行しているようにも感じます。

コツを掴めば仕事の効率は5倍、10倍に上がっていくので、ぜひ今回の記事を参考に頑張ってくださいね。

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