仕事の打ち合わせをスムーズに進めるために心得たい3つのポイント

仕事の打ち合わせをスムーズに進めるために心得たい3つのポイント

最終更新日:2020年4月13日
クライアントから仕事の依頼をいただき、自社のサービスや商品を納品するまでには何度か“打ち合わせ”をする必要があり、それはビジネスシーンでもっとも重要な工程のひとつ。

しかし、ビジネスパーソンの中には、効率良く打ち合わせを進めたいがスムーズにいかず悩む人も多いようです。

そこで今回は、クライアントとの打ち合わせをスムーズに進めるコツについて紹介します。

打ち合わせをスムーズに進めるコツは情報収集にかかっている

一般的な打ち合わせの流れとして、初回にクライアントからプロジェクトの前提となる情報や、要望を伝えられ、いったん会社に持ち帰り提案を練ってから再度、打ち合わせを重ねていくというのがほとんどです。

しかし、これではプロジェクトが前に進みませんよね。

こういった問題は、事前の情報収集で改善していくことができます。

使える情報の探し方

打ち合わせをスムーズに進めていくのが得意な人は、打ち合わせの前に時間をかけて情報収集をおこないます。
例えば、クライアントの事業内容や実績、どのような商品・サービスをどのターゲットに向けて展開しているのか、市場の環境や競合他社の状況はどうなっているか、さらには経営者がどんな人かなどを事前に調べておくわけです。
このような情報は、インターネットや会社四季報などでも調べることができますが、実際にクライアントの商品やサービスを試してみたり、店舗に足を運んで現場を見ておくのもよいと思います。
打ち合わせをスムーズに進めるコツは事前の情報収集
こうした前提知識があると“前置き”が省けて、早い段階で課題にフォーカスすることができ、スムーズに打ち合わせを進めていくことができます。

情報収集をしておくとその後の打ち合わせもスピーディーに

事前にしっかり情報収集しておくと、すでに打ち合わせの前に大まかな情報が頭に入っているので、クライアントが抱える課題に対して、より一歩踏み込んだヒアリングができます。
ですので、クライアントに提案する段階になったときに、提案する内容で悩んだり、方向性がズレた提案をしてしまったりするのを防ぐことができるわけです。


事前の情報収集は、打ち合わせをスムーズにするとともに、時間と回数を最小にすることができるのです。

打ち合わせをリードしてスムーズに進める3つのコツ

打ち合わせとは“すり合わせ”をお互いどれだけできるかを確認する作業でもあります。
ですので、打ち合わせは、相手の落としどころがどこにあるのかを把握しないことにはスムーズに進められません。

ここで必要になってくるのが「質問力」です。

落としどころを絞り込む質問をする

打ち合わせをスムーズに進められるかどうかは、開始20~30分で決まると言っても過言ではありません。
クライアントから良い情報をたくさん引き出せれば、それを素材としてその場で提案できるかもしれませんし、そこまではいかずとも、少なくともアイディアの候補を2つ、3つまで絞り込む段階までは持っていけるはずです。


ですので、打ち合わせの早い段階で相手の落としどころを引き出す質問をどんどんしていくとよいでしょう。

コスト面や技術面から見て「これはアリか?ナシか?」という感じで、実現可能なものかどうかを見極めていくわけです。

相手の懐に入って話しをまとめていく

打ち合わせがスムーズに進まない原因がクライアント側にあるというケースも多々あります。

打ち合わせの場では、いつも決まった担当者だけが対応するというケースは少ないように思います。
クライアント企業のいろいろな立場の人が打ち合わせに参加するということも多いわけです。

そうすると、だんだんと社内の人間関係や状況が見えてきます。
同じ会社内であっても、営業や商品開発、マーケティングなど部署が違いますし、それに加えて上司・部下という人間関係も絡んできます。

場合によっては、部署間でプロジェクトへの考え方が違ったり、温度差があったり、トップがやりたいことが現場に浸透していなかったりすることも少なくありません。
相手方がそのような状況だと、こちらとしても打ち合わせをスムーズに進められません。
ですので、そのようなときはあえて空気を読まず、商品開発部の人たちの考えを営業部の人たちにオブラートに包んで伝えるなどして、まとめる役回りをすることも必要です。


こういったテクニックも、打ち合わせをスムーズにするために必要なことなのです。


相手の懐に入って話しをまとめていく

プロジェクト全体の速度感を把握する

大きなプロジェクトになればなるほど、社内、社外に限らずさまざまな業務をいろいろな部署に投げる形になると思います。
クライアントに素材の提供をお願いしたり、社内ではデザイナーにデザインを発注したり、上司に稟議を出したりと、複数の業務が同時進行で動いていくわけで、多くの人が関わっていくことになります。
スピーディーにプロジェクトを進めていくためには、打ち合わせの際に、それぞれの速度感を見積もっておくことが必要不可欠です。

すぐに素材を提供してくれるクライアントもいれば、そうでないクライアントもいますし、業務に関わる人の技量によっても各所の進み具合が変わってきます。

ですので、プロジェクト全体の速度感を把握しておかないと、その後の打ち合わせもスムーズに進まないわけです。

打ち合わせで提案するときは“捨て案”はつくらない

クライアントと打ち合わせをする際に、複数の提案を持ちかけることでスムーズに打ち合わせを進めていくことができるという利点がありますが、実はこれには注意も必要なのです。

提案をする側はクライアントの満足度を高めるために、特定の案以外は全部捨て案を用意するというケースは少なくありません。

その結果「この案が絶対に良いと思います」と、一つの案へと誘導する形になります。
打ち合わせで提案するときは“捨て案”はつくらない
そもそも、本命以外は全て捨て案なのですから、質も良くありません。ですからクライアントも提示された案を受け入れるでしょう。
しかし、最初にしっかり検討して決めても、同時期に同業他社が同じような商品やサービスを展開し始めたり、いったんは社内で決まったものの、再検討すべきとの声が上がったりしてしまうことも多いのです。
総じて、プレゼンする側が誘導した提案というのは、後になってダメになってしまうパターンが多いような気がします。

先にも述べたように、打ち合わせの段階でしっかりクライアントを研究したおかないと、これまでせっかく打ち合わせを重ねて進めてきたことが台無しになり、ふりだしに戻るということになりかねないのです。

やり直すことなくスムーズに打ち合わせていくためには、良い提案をして一緒に議論するスタンスがとても大切です。

まとめ

本記事では、仕事の打ち合わせをスムーズに進めるための3つのポイントについて紹介しました。

打ち合わせがスムーズにいかないと、双方にとってストレスになるだけでなく、チャンスロスやコスト増につながってしまいます。

しかし、しっかりポイントを押さえておけば誰でもスムーズに打ち合わせを進めていけるはずですので、頑張っていきましょう!

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最終更新日:2020年4月13日