今日から実践すべき!仕事のミスを圧倒的に減らす7つの対策法

今日から実践すべき!仕事のミスを圧倒的に減らす7つの対策法

最終更新日:2020年4月13日
仕事上のミスを100%防ぐことは不可能ですが、きちんと対策を講じることで仕事のミスを限りなくゼロに近づけることができます。

本記事では、仕事のミスを防ぐ7つの対策法について紹介します。

仕事のミスが多いもっとも大きな原因は「準備不足」

同じ仕事をしていても、しょっちゅう仕事でミスする人と、滅多にミスすることなくスマートに仕事をこなす人がいます。

詰まるところ、この両者の違いは“事前に準備をしているかどうか”だと思うのです。
仕事のミスが多くて悩んでいる人は、仕事の工程を省いてシンプルにするよりも、あえて「準備」という工程を追加することで仕事のミスを格段に減らすことができるかもしれません。


人間は完璧ではありませんので、必ずミスをしてしまいます。
仕事のミスは大きく分けて「注意散漫」「段取りミス」「コミュニケーションミス」の3つがありますが、そのすべてはミスをしない仕組みを自分自身でつくることでかなり回避できるのです。

「準備」とはその仕組みそのものなのです。

では、実際にどのような準備が仕事のミスの対策になるのか具体的に紹介していきます。

1.メモ魔になる

忘れたことが原因で起こる仕事のミスは非常に多いです。これをなくすためには自分の記憶力を過信せず、しっかり記録することが大切です。

今はネット社会ということもあり、私たちが日々受け取る情報量は膨大です。
TVだけでなくネットニュースやSNSなどからもどんどん情報が入ってくるので、大事なことをしっかり記憶していたつもりでも、新しく入ってくる情報によって埋没してしまい、忘れてしまうものです。
取引先との大事な打ち合わせを忘れたり、期限内に提出しなければいけない書類の作成を忘れたりしてしまっては、社内でも社外でも“仕事ができない人”というレッテルを張られてしまうでしょう。

おすすめしたいのは、徹底的にその都度メモすること。
メモをとると仕事のミスを防げる
例えば予定が変更になったり、新しい予定が入ったときは、すぐにその場でメモするのです。
このときに自分の記憶力を過信して「このくらいなら覚えていられる」と油断していると忘れてしまうことになります。

最近ではスマホのアプリでもメモできますが、顧客と商談しているときや、会議をしているときに、とっさにメモができることを考えると、ミニサイズの手帳やメモ帳の携帯がおすすめです。

2.ビジネス敬語を勉強しておく

先にも述べたように、仕事のミスは「注意散漫」「段取りミス」「コミュニケーションミス」の3つに分かれますが、ビジネス敬語をしっかり習得していないと、コミュニケーションミスの発生率が非常に高くなります。
特にオフィスワーカーや営業職の人は、メールや対面で顧客とコミュニケーションをとるときに間違った敬語の使い方をして顧客から誤解されたり不信感を持たれたりすることも少なくありません。
よくありがちなのが二重敬称の間違いです。
例えば「木村部長」というように名前に役職をつけると尊敬表現になるのですが、「木村部長様」というように「様」をつけてしまうと二重敬称になってしまうので、間違いとなります。

また「関係者各位 様」という表現も二重敬称なので間違った表現です。
「各位」は“皆様”という敬称表現なので「様」は必要ありません。

書類の郵便でありがちなのが、株式会社を(株)と略したり、合同会社を(同)と略した書き方です。
(株)や(同)は自分でメモするときなどの省略記号として書く書き方なので、相手に対して書いてしまうと失礼になります。
同様に、代表取締役を(代)と略すのも相手に失礼になります。
言葉の正しい使い方をしっかり勉強しておくことは、仕事上のコミュニケーションミスの発生を防ぐことになるのです。

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3.重要文章は一日寝かせる

書類のミスは仕事で起こり得るミスの中でもっとも発生率が高いかもしれません。
書類とひと口に言っても、社内宛、社外宛がありますが、多くの場合社内宛の書類ミスはさほど問題にはなりません。

しかし、社外宛の書類ミスは、ときには会社に多大な金銭的損害をもたらす場合があるので要注意です。

そこまではいかなくても、取引先やお客様に出す書類で内容に誤りがあったり、誤字脱字があったりすると、書類を修正して再送したり、お詫びを入れたりすることになり、仕事を増やす結果となってしまいます。
社外宛の書類ミスを防ぐために一日寝かせる
このようなミスをなくすために、社外宛の書類作成が完了したら、まず声を出して読み返してみてください。
声に出すことで誤字脱字が見つかりやすくなり、つかえた箇所を見直すきっかけにもなります。

さらにおすすめしたいのは、社外宛の書類は一日寝かせてから再チェックすることです。
作成したての段階だと客観的な判断が難しいので文章の言い回しがおかしい箇所や、不自然な箇所になかなか気づけないからです。

時間がたてば脳がクールダウンして客観的に文章を読み返せるので、より受け取り側の感覚に近くなります。

4.身の回りを整理しておく

仕事のミスは整理整頓ができていないことが原因で起こるケースも非常に多いです。
例えば、デスクの上が片付いていないために食べ物や飲み物をこぼして書類を汚したり、押印の種類を間違えたりするなどです。
このようなことが起こると、書類を再度プリントアウトしなければならず、仕事が増えますし気分も沈んでしまいますよね。

ですので、おすすめしたいのは「4S」を実践すること。4Sとは、職場で以下の4つの要素を徹底する啓発活動で、厚生労働省によると、以下のようにまとめられています。

整理

「整理」は、必要なものと不要なものを区分し、不要、不急なものを取り除くことです。要るもの、要らないものに分けるためには、何らかの判断の基準が必要になります。現場の作業方法では必要と認められていても、その場所にその物が必要か、それだけの量が必要かなどの改善の余地はないかを検討し、よりよい方法が見つかればそれを新しい判断の基準、すなわち作業標準として定めてゆくことが出来ます。

整頓

「整頓」は、必要なものを、決められた場所に、決められた量だけ、いつでも使える状態に、容易に取り出せるようにしておくことです。工具・用具のみならず資材・材料を探す無駄を無くすことが出来ます。安全に配慮した置き方をすることが大事です。

清掃

「清掃」は、ゴミ、ほこり、かす、くずを取り除き、油や溶剤など隅々まできれいに清掃し、仕事をやりやすく、問題点が分かるようにすることです。転倒などの災害を防ぐことも大事なことです。機械設備にゴミやかすが付着していると製品に影響が出たり機械に不具合が発生することも懸念されます。

清潔

「清潔」は、職場や機械、用具などのゴミや汚れをきれいに取って清掃した状態を続けることと、そして作業者自身も身体、服装、身の回りを汚れの無い状態にしておくことです。

引用:職場の安全サイト(厚生労働省)



これら4つの要素は、仕事のミスを防ぐためにもっとも有効な対策の一つです。

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5.複数の手荷物を持って外出しない

取引先の会社や顧客に訪問するときに発生しがちなのが忘れ物。

前もってしっかり準備していても、右手にカバン、左手に紙袋、肘かけバッグ、背中にはショルダーカバンといった具合に複数の荷物を持って出掛けると、どれかを忘れてしまうリスクが高くなります。
忘れ物をすることは仕事の致命的なミスにつながりかねませんので、手荷物は1つか2つにまとめることをおすすめします。


持参し忘れにも気をつけなければいけませんが、出先での置き忘れにも注意しなければいけません。

置き忘れで多いのは、傘やパソコンの電源コードやアダプター、USBメモリなどの備品です。

仮にUSBメモリに大切なデータが入っていたとすれば、笑いごとでは済まされません。
置き忘れが多いと感じる人は、自作のチェックリストをつくっておくといいかもしれません。

6.プレゼンはリハーサルが命

特に営業職の人は、コンペなどで自分のプレゼンに社運がかかっているという場面に向き合う機会があるかもしれません。
コンペでプレゼンするときは、持ち時間が決められている場合がほとんどですから、準備不足で臨んでしまうと、伝えたいことがうまく伝えられないまま時間切れになったり、熱意や真意が上手に伝わらないまま終わってしまったりすることがあります。


これはあきらかにミスです。

プレゼンでミスしないためには資料を入念に準備することも必要ですが、もっと重要なのはリハーサルだと思います。
プレゼンのリハーサルをしっかりおこなう
実際に声を出して本番さながらにリハーサルを繰り返すと、本番に緊張して頭が真っ白になるなんてことも防げますし、改善すべき点に気づいたりすることもできます。

慣れないうちは、台本を用意して、台本通りに一語一句トークしていくのがおすすめです。

そのようにすることによって、仮に本番で頭が真っ白になったとしても、最悪原稿を読み上げればいいわけですし、時間内にプレゼンが完結しなかったなんていうことも防げます。

リハーサルは入念におこない、本番には自信をもって臨みましょう。

7.事前に下調べをしておく

取引先やお客様を食事に誘って接待するという場面はビジネスシーンで当たり前にあることです。

知人や親しい友人を食事に誘うときは、TVやSNSで話題のお店や、新しくオープンしたお店に行ってみるのもいいかもしれませんが、仕事上のお付き合いで食事に誘う場合、ミスチョイスしてしまうと親睦を深めるどころか関係悪化につながったりすることもあり得るのです。
例えば、お客様との食事会を企画したとして、お店を予約したはいいが、実際に足を運んでみると店員は学生アルバイトばかりで対応が不十分。
出された料理もいい加減で、もてなすべき相手が店員にクレームをつけてしまう始末といった具合では、せっかくの親睦会も台無しになってしまいます。

ですので、接待する場合は事前にしっかりお店の下調べをしておくといいです。

基本的にはリーズナブルなお店よりも、金額が高めのお店の方がスタッフ教育が行き届いているので、候補をいくつかリストアップした上で絞り込みしていき、これだと思ったお店には実際に前もって足を運んでみるといいですね。

まとめ

本記事では仕事のミスをなくすための対策を7つ紹介しました。

これら7つの対策を実践することで仕事のミスがかなり減るのではないかと思います。
事前に準備することは最初は手間に感じるかもしれませんが、成果が出てくると準備の大切さを痛感すると思います。

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最終更新日:2020年4月13日